Esperienze – Ottimizzazione della funzioni amministrative di un grossista della cosmetica

Progetto: “Ottimizzazione della funzioni amministrative di un grossista della cosmetica

Elaborazione di proposte per l’ottimizzazione delle funzioni amministrative di una importante distributore all’ingrosso di prodotti cosmetici. Interventi sui sistemi informativi, i processi e le persone finalizzati a efficienza, clima, rischi, controllo, capacità di analisi

Il problema

Un importante distributore all’ingrosso italiano di prodotti cosmetici, dopo una fase di crescita interna ed esterna, e con la prospettiva di ulteriori acquisizioni, vuole migliorare le proprie funzioni amministrative. L’analisi strategica ha evidenziato varie criticità, tra cui

  • il crescente problema degli insoluti, che richiedono una migliore capacità di controllo di gestione, in termini di tempestività e analisi

  • l’importanza di ottimizzare la gestione finanziaria, con l’introduzione di modelli di previsione/simulazione e l’acquisizione di una maggiore capacità di presentazione dell’azienda a banche e finanziatori (budget, business plan, prospettive di sviluppo, ecc…).

La funzione amministrativa, tuttavia, a mala pena riesce garantire le operazioni correnti. L’azienda ha richiesto, per la funzione amministrativa, una analisi delle opportunità di incremento dell’efficienza e dell’efficacia (controllo di gestione, pianificazione e simulazione finanziaria, negoziazione finanziaria) mantenendo però le risorse umane e i costi attuali, salva la disponibilità a contenuti investimenti nei sistemi informativi e nella formazione.

L’Intervento

L’attività di rilevazione, analisi e proposta si è focalizzata sulle leve comunemente utilizzate in questo tipo di processi:

  • Processi, con operazioni di semplificazione, trasferimento di mansioni “verso il basso” (delega), anticipazione dei controlli sugli errori (farli a monte, dove è più facile e non si propagano nelle operazioni a valle), trasferimento di micro-funzioni ai sistemi informativi

  • Sistemi informativi, con limitati interventi integrativi

  • Modelli operativi di analisi in termini di sviluppo e trasferimento di alcuni modelli e di alcune tecniche

  • Formazione, come intervento

Con il primo gruppo di attività (processi e sistemi informativi) ci si è proposti di aumentare l’efficienza, in modo da liberare risorse (tempo uomo) da investire in un primo tempo sulla formazione e dedicare poi alle attività amministrative a più alto livello (controllo di gestione, pianificazione e negoziazione finanziaria).

L’analisi della situazione attuale è avvenuta in modo molto preciso, incrociando varie tecniche di rilevazione (interviste agli operatori, rilevazione diretta dei tempi e dei processi, analisi dei dati dal sistema informativo), tenendo conto delle periodicità delle attività per ora del giorno, giorno della settimana, periodo del mese, mese. I processi sono stati descritti con i consueti formalismi, e sono stati simulati gli impatti di diverse azioni, misurandone l’effetto sul tempo uomo complessivo, i costi, il rischio di errori nel processo. Particolare attenzione è stata posta al presidio delle attività “critiche” (ad esempio le scadenze fiscali), anche in termini di backup degli attuali responsabili.

Particolare attenzione è stata posta alla motivazione delle persone e alla valutazione degli impatti delle modifiche proposte sulla qualità della vita di lavoro dei dipendenti. Il nostro atteggiamento di ascolto e attenzione e il commitment del top management hanno favorito l’instaurarsi di una relazione positiva con tutti i dipendenti .

I risultati

L’intervento ha dato all’azienda:

  • un set di proposte alternative, dalle più “soft” alle più impegnative, con gli effetti attesi, tra cui una stima quantitativa dei risparmi di giorni uomo per anno risparmiati, distintamente per livello aziendale e una valutazione degli effetti sui tempi di consegna dei vari documenti amministrativi

  • un trasferimento di competenze, in particolare verso il responsabile della funzione amministrativa con cui si è lavorato a più stretto contatto